Primer veoma jednostavne Access aplikacije - Prihodi/Rashodi

Evo primer jedne veoma jednostavne Access aplikacije. Radi se o jednoj jedinoj tabeli, za pracenje prihoda i rashoda. Ovo je samo PRIMER, ne i radna verzija. Cilj je da se ukaze na neke vazne sitnice u dizajnu tabele i kako se resavaju neki svakodnevni zahtevi. Za pocetak, eto primera za razgledanje, i ocekuju se pitanja. Sutra cu da da ukazem na neke interesantne stvarcice u primeru. Kasnije cemo da ukazemo i na neke znacajne mane datog resenja i da mozda popravimo celu stvar, tako da lici na profesionalno uradjen posao.

Ako ima zaintersovanih, postavite zadatak za resavanje, na primer, potrebna aplikacija za "to i to". Odvojicemo temu na TOP i resavati korak po korak, tako da moze da se nauci ponesto.

Tema je dobila 94 posete u tri dana, znaci ima interesa. :-)

Ima li pitanja?

Hocete li da dodamo neku novu funkciju, da program radi jos nesto, neki novi report?

Preporuka: konvertujte fajl u MDE i uocite kako se menjaju raspolozivi meniji i ikonice. Ponekad konvertovanje u MDE ukida potrebu za "custom built menus and toolbars"

Nije vljada da je primer nedostajao svo vreme ?! Kao da je nestao kad sam temu pomerio na TOP. Izvinjavam se za zbrku.

Ajde da probamo sad.

Nije uspelo. Neka mi neko posaje e-mail na koji mogu da posaljem attachment od 55 K pa probajte upload. Meni ne uspeva. Kliknem Upoad uz poruku, kliknem Browse, pokazem fajl, pocne nesto da radi i kaze na kraju "Done" ali fajla nema na poruci.

Uspelo je! Joce nece, danas 'oce. Sto ti je tehnologija, cudo jedno

Ako uspete da otvorite fajl, pogledajte dobro tabelu tblKnjigaBlagajne u design modu. Molim da uocite sledece:
- sva (ili skoro sva) polja su Required.
- neka polja imaju Default value i Validation rule.
- Uocite da jedno polje (Vrsta transakcije) ima lookup combo box sa hard kodiranim vrednostima, Limit to list=TRUE

Sve ovo je uradjeno pre nego sto je napisana i jedna linija koda ili kreiran bilo koji drugi objekat. Korisno je jos dodati Caption za svako polje (sto ja nisam ucinio, zaboravio sam). Zasto je ovo vazno? Zato sto pri kreiranju forme, sve ove properties ce biti dodeljene odgovarajucim kontrolama. Posebno vazno za Validation rule i Default values. Caption postaje labele uz kontrou na formu. Ovo stedi vreme utroseno na kreiranje formi i reporta.

Pre nogo sto nastavimo dalje, da skrenemo paznju na neke sitnice koje treba uraditi kad god kreirate novi MDB fajl:

1) Tools/Options/General - iskljuciti je sve u Name Auto Correct okviru. Ovo sprecava probleme tipa "MS Access will close, do you want to send error report to Microsoft..."

2) iako nemate ni jedan modul kreiran, otidjite u VBA prozor, i kao hocete da kreirate novi modul. Dok ste u VBA prozoru, kliknite na VBA meniju Tools/References i proverite da li je aktivna referenca na Microsft DAO. U mom slucaju jeste, DAO 3.5.

3) Na kraju, mozda ne primetite, ali se moze desiti da vas novi fajl bude u stvari Access 2000, a ne 2002, iako je verzija vaseg Access-a 2002 ili cak 2003. Za pocetak to ne smeta, ali je zgodno kasnije konvertovati fajl u 2002 format

Ja sam uradio korake 1 i 2, a fajl je jos uvek verzija 2000. Za sada ne smeta. Konvertovacemo kasnije.

U sledecoj poruci nastavicu komentar dizajna tabele tblKnjigaBlagajne.

Mislim da je ovo jako dobra tema. Generalno, trebalo bi samo malo korigovati Zidarov predlog o postavljanju tema tipa "Potrebna Access aplikacija za ..." na taj nacin da uvedemo praksu postavljanja primera sa svakim novim implementiranim resenjem tj. resenim problemom. Na kraju bi onda imali gotovu aplikaciju u javnom vlasnistvu, sto mislim da i treba da bude cilj ovakvog rada.

E, sad, ako neko zeli komercijalni rad - kada bude analizirao postavljene primere imace i resenje za cca 90% problema vezanih za bilo koju (materijalnu) pricu.

---

Da li bi Zidar mogao postaviti i jednostavan programcic za pracenje alata na raznim lokacijama .Bio bi mu izuzetno zahvalan.Jako sam nov u accessu.
Pozdrav i hvala

---

Jako fina aplikacija.....

Ali zanima me zasto mi prijavljuje jednu gresku...
Naime kada otvorim Main formu i zelim da vidim izvestaje, kliknem na "Dnevni prikaz uplata i isplata" otvori mi se obrazac za unos datuma tj. Od, Do....
Ja unesem datum formata 11/01/05 on mi automatski podesi (windows podesavanja koja sam namestio sam) na 11-Jan-05, unesem isto tako neki drugi datum 12/Jan-05 za polje "Do" i dobijem sledecu gresku:
Syntax error in date in query expression '(Datum between #01.11.2005.# AND #01.12.2005#)'

E sada prvo primetio sam da postoji modul koji ima opciju SQLDate koja automatski transformishe ovaj datum koji sam ja uneo u skroz drugacije (zameni mesec i datum). Sta bi bilo potrebno da mu uradim kako bi normalno prikazivao podatke??

Sta mu u funkciji SQL date u modulu znachi znak ispred datuma "#" ??

---

Nije problem u funkciji ni u tarabi, problem je u zagradama, koje Access =
sam doda iz meni nepoznatih razloga. Any idea, "man who builds"?

Hvala Obradorius, na reviziji i izvanrednom pitanju. nesto sa datumima izgleda ne radi ako valja ako je regional setting evropski. Naterao si ma da malo analiziram problem i evo rezultata:

Problem sa datumima:

1) Znaci "#" su 'date delimiters' - to kazuje Accessu da se radi o datumima a ne o stringovima. kad radite interaktivno, Access sam dodaje # gde treba, pa ni ne primetite sta se desava. probajte u nekom kveriju da ukucate datum kao parameter u Criteria polje i vidcete da Access sam dodaje #.

1) Funkcija SQLDate ne radi dobro ako vam regional settings nije za neku English speaking country. Probao sam sa Serbian i stvarno, sve je kako Obradorius kaze.

SQLdate treba promeniti. Evo sta se desava:

Dakle, za 21 Feb 2005 (21.2.2005) SQLDate vraca #02.21.2005# sto nije dobro za Access. MORA DA BUDE sa kosim crtama. Dakle, druga funkcija, SQLDateZID(date()), vratila je string kako treba #02/21/2005#. Dakle, kad se u programu koriste datumi, kao u nasem slucaju MORA DA BUDE datum u USA formatu, MM/DD/YYYY, sa kosim crtama.

Problem je u stvari Acccessova funkcija Format, koja konvertuje / u simbol koji je u vasem regional settingu, a onda ga SQL parser ne razume jer - nije /.

Predlazem da sad izmenite aplikaciju i da promenite funkciju SQLDate, tako da od sada pa nadalje glasi ovako:

Ha, evo odmah sam probao novu funkciju sto je Zidar napisao i sve radi perfektno....
Svaka cast....
Ja sam skontao da je neka greskica bila u datumima iz razloga sto sam imao slicnih problema sa nekim mojim aplikacijama i puno mi je zavisilo od regional settingsa.

Sve pohvale!

P.S. mnogo koristan programchicj za privatne svrhe

---

Drago mi je sto vam se dopao primer. Neka mi bude dozvoljeno da komentarisme neke lepe stvari, ali i neke veome ruzne u vezi sa aplikacijom.

Lepo:
-Nadam se da je bar nekome pomogla ideja o organizovanju reporta i kverija. Na ovaj nacin nema potrebe za dodavanjem dugmica po formama i switchboardima kad god se doda novi report ili kveri.

-Videli ste primer reporta koji se otvara pomocu kriterijumske forme.

-Nesto sto mozda niste zapazili odmah, ali je vazno - glavna forma je unbound, i na nju je postravjena unbound subforma za unos podataka. Glavna forma je tako postala nosac unbound sunforme. Ovim smo dobili prostor za postavljanje dugmica, na glavnoj formi. Ako bi samo otvorili samo datasheet formu za unios podataka, ne bi imali kako da pozovemo forme sa reportima i kverijima. Lazem, mogli bi, jedino ako podesimo formin toolbar i menu bar a verujte mi to je ruzan posao.

-Postavljanjem datasheet forme na non-datasheet nosac resavate i jednu manu Access Switchboard wizarda. Switchboardi koje gradi Access ne dozvoljavaju da se otvaraju datasheeti ili kveriji, samo forme u Form view. Na ovaj nacin vi varate switchboard. Otvarate vasu nosac formu, a sta je na njoj to switchboard ne zna niti ga interesuje. Ako vam treba kveri da se vidi, napravite datasheet fomu, stavite je na nosac i pozovite nosac sa switchboarda. Mnogo lakse nego menjati kod na switchboard formi i Switchboard ites tabelu.

- Najbrzi nacin da se napravi datasheet forma NIJE Form Wizard. Najobcniji AutoForm je ubedljivo najbrzi i sva se polja lepo vide. Onda u properties promenite FormView na Datasheet i gotovo.

-Datasheet forma je jako zgodna za pretrazivanje i sortiranje - ne morate da programirate nista. korisnik brzo nauci da koristi A->Z ikone za sortiranje. Probajte da koristite Right Click i opciju Filter By Selection. U praksi, ako zelimo da vidimo samo uplate, postavimo kursor u bilo koje polje gde pise Uplata. right Click, filter by selection => samo se uplate vide. naucite korisnika da radi ovo i bice vam veoma zahvalan. Korisnik se oseca bolje ako mu dozvolite da i on nesto zna, a vi ne morate da se mucite i programirate razne Search/Sort opcije sa kombo boksovoma i rekrdsetima i slicno.

Ruzno:
- Ceo program ima malo veze sa realnoscu, iako je upotrebljiv. Izgleda kao da bi se nesto ovako moglo upotrebiti za knjigu blagajne. Samo izgleda, u stvarnosti je neupotrebljivo. Zasto? Kad se vodi knjiga blagajne, pisu se priznanice. Kad od nekoga uzmete pare, vi mu napisete priznanicu. Kad nekome date pare, on vama napise priznanicu. Znaci, svaka transakcija mora biti pokrivena nekim papirom. Kada se odstampa dnevni izvestaj, onda pametan blagajnik pogleda sve transakcije i pogleda sve priznanice. Mora da se slazu 100%. Za svaku transakciju mora postojati priznanica, i za svaku priznanicu mora postojati transakcija. Ako ovo nije tacno, nedostajace vam para u blagajni pa cete ili zavrsiti u zatvoru ili ce vam neko polomiti kolena bejzbol palicom. Znaci, nedostaje polje za cuvanje Prizanice.

- Podaci su potpuno nezasticeni od naknadne izmene, namerne ili slucajne. Zamislite da ste lepo sravnili priznanice i transakcije, odstampali dnevni izvestaj i odlozili ga u arhivu. Sutradan, greskom,nenamerno, niste ytoga ni svesni, prtvorite neki 20.00 DIN u 200.00 dinara. Ili obrisete rekord. A brisanje je veoma lako - kliknite na rekord selector i pritisnite taster Delete. Jos gore, mozete 'ladno da obrisete SVE rekorde u jednom potezu. Klinite na levi gornji ugao subforme, ili otkucajte Ctrl A. time ste selektovali SVE rekorde. DELETE taster i boom, sve je otislo. Ctrl Z ili Undo NE POMAZU. Znaci, potrebno je na neki nacin zastititi zavrsene rekorde od brisanja-izmene. Neko polje, nazovimo ga 'Zakljucano', tipa Yes/No bi odradilo posao, pa kad se setuje na Zakljucano=Yes ond aje rekord zakljucan. Onda na BeforeUpdate za formu stavite Cancel=me!Zakljucano i svaki pokusaj brisanja ili promene rekorda bio bi ignorisan. Nazalost, ako odete direktno u tabelu, mozete da radite sta hocete, tamo nema BeforeUpdate. Bilo bi dobro stoga da se podaci odvoje u poseban MDB, pa linkuju na vas programski MDB. Onda programski MDB napravite da bude MDE. Pre toga sakrijete database Window i ukinete tatser F11 za pozivanje DB window. Ovo je vec nesto ozbiljno. Korisnik startuje MDB i vid samo forme koje vi ponudite kroz program. Posto ne mogu da se vide tabele direktno, sve izmene, brisanja, dodavanja moraju da se rade kroz forme, gde vi imate kontrolu nad dogadjajima.

Svrha ovog primera je bila da demonstrira neke korisne metode u dizajnu aplikacije i dizajnu tabele i mislim da smo to postigli, bar delimicneo. Ako ima interesa, mozemo da pokusamo da popravimo dizajn tako da ove lose stvari budu ili eliminisane ili smanjene na neku prihvatljivu dozu rizika.

Ako se ja licno pitam, naravno da ima interesa za tim!

Npr. ja sam prvi put video tu opciju dodavanja izvestaja u jednu formu....sto smo stvarno sachuvali mnogo prostora. E sada mozda ako bi se ta forma mogla malo lepse dizajnirati, ta sto nam pokazuje spisak Queryja i Reporta?
Inache aplikacija naravno da u trenutno napisanom stanju nije za prodaju ali to nam nije ni cilj trenutni (bar meni) , ja cju je iskoristiti za licnu evidenciju, da vidim koliko sa para trosi na pivo a koliko na neke druge stvari , samo cju prethodno linkovati tabele iz drugog mdb fajla.
Mene jos zanima samo kako se mogu odraditi ti potencijalni beckapi baze, to za brisanje, izmene i ostalo? Kontam da bi trebala da postoji jedna posebna tabela obrisanih rekorda koje cje aplikacija praktichno cutovati iz jedne tabele u drugu, ali kako posle da se sve to vrati...?
Imam neke i ideje, ali aj da ne bude da jedini ja nestikuckam na ovu temu da pustimo sta ce i drugi recji, mada nedaju se chuti... Tema ima jako puno poseta za kratko vreme i mislim da bi mogli da odradimo ovaj programchicj da bude bash bash mocjan i dobar samo su potrebna i druga misljenja!

Veseli pozdrav

---

Evo malo dodataka aplikaciji. Cuveni report Dnevni IZvestaj Blagajne je dodat.
Report prikazuje sve transakcije u toku jednog dana, na dnu ispisuje sume uplata i isplata za tekuci dan. Takodje pokazuje prenos sa prethodne stranice :-)

Uocite upotrebu nevidljivih polja za izracunavanje "prenose sa prethodne strane"
U jednj od diskusija proslog meseca (sa RRibaric, mislim) sam objasnio kako se racuna prenos sa stranice na stranicu.
Uocite upotrebu RunningSum za ispisivane rednih brojeva na stranici. Isto tako, za section "Datum", section footer ima property ForceNewPage=After section. Ovo omogucuje stampanje dnevnih izvestaja za vise dana, svaki na svom listu.

Uocite na reportu dve event procedure - OnOpen i OnNoData. Na OnOpen zatvaramo formu koja je pozvala report. Na NoData stopiramo otvaranje reporta ukoliko zadati uslov ne obezedjuje podatke za report. Zbog NoData eventa smo u formi koja poziva report promenili malo Error handler, tako da nam sakriva Accesovu poruku o gresci "Open Report was cancelled by user".

Forma koja otvara report dobijena je prostim kopiranjem posdtojece forme za jedan od postojecih reporta. Samo sam promenio konstantu u form modulu koja cuva ima reporta za otvaranje, i sve lepo radi. Onda sam se setio da na form caption stavim ime reporta (Form onOpen). P a sam se setio da se dnevni izvestaji stampaju uglavnom za jedan izabrani dan. posto su na formi dva datuma Od i Do, onda mora biti Od=Do. To sam resio jednom linijom koda u AfterUpdate eventu za kontrolu txtDatum_Od.

U sledecem nastavku mozda ubacimo kalendar za biranje datuma :-)

I naravno, dugujem vam tehniku za zakljucavanje transakcija i kakvu-takvu zastitu podataka. Rekao sam "kakvu-takvu", a ne potpunu (security, passwords, users, permissions). I "kakva-takva" bice dobra za 99% slucajeva.

:-)

Stigao je "sledeci nastavak"!

Znaci, ovako: sada imamo nad poljem "Datum" OnDblClick PopUp kalendar, a nad poljem "Iznos" kalkulator.

'Ajmo dalje!

---

Lepo Bogme......
Moracju i ja nesto da doradim chim uhvatim malko vremena

---

Bravo za kalendar! Pa jos i preveden ;-)

Ajde sad neko da unaci kalendar na pomocne forme koje otvaraju reporte. ne samo na double click, nego i kao dugmence sa strane. Ako je samo double click, onda korisnik mora da zna da ta opcija postoji. Ako postoji i dugmence, onda je lakse.


:-)

Jos jednom bravo za kalendar, odlicna stvar.
Ja bih se malko vratio na SQLDate funkciju koju je Zidar objasnjavao i menjao (/-kosa crta). Kod mene se javlja drugi problem. Imam sledeci kod:


i kao gresku dobijem: "Ambiguous name detected: SQLDate".

Funkciju sam napisao (prekopirao) u Modul1 kako je Zidar rekao, znaci:


Zna li neko u cemu je problem.

Drugi problem se odnosi na Gomatamijev kalendar. Probao sam da ga primenim u mojoj aplikaciji, (importovao sve module i formu) ali se nista ne desava kada kliknem na neki datum. Ako pak kliknem dvaputa, onda se datum unese gde treba i forma sa kalendarom se zatvori. Primetio sam da je u primeru koji je Gomatami prilozio stvar drugacija, tj. kada se klikne na neki datum, on promeni izgled (sunken), pa je onda potrebno kliknuti na "OK" da bi se kalendar zatvorio i datum smestio tamo gde treba.

---

Zao mi je, ali vec ceo dan pokusavam kojekakvim ceprkanjima po kodu da dodjem do greske koja se tebi javlja. I nista.

Pokusaj da napravis test bazu, da samo ubacis kalendar i jednu tabelu. Ako to proradi kreni dalje sa uvozom jednog po jednog objekta.

Druga varijanta je Zidar :)

---

Za Bobiris: greska "Ambigious function name.." javlja se kad imas istu funkciju definisanu dva puta, u isto ili dva razlicita modula. meni se cini da jos uvek imas "staru" funkciju SQLDate i ovu "novu". Obrisi staru i zadrzi novu. probleme ove vrste izbeci ces ako povremeno izvrsis Compile komandu u VBA prozoru. Kompilacija ce ti odmah ukazati na duplirane funkcije.

:-)

Tako je. Ustvari, uvezao sam Gomatamijev modul zbog kalendara, a u tom modulu takodje postoji funkcija SQLDate. Izbrisao sam je i sada sve radi.

Ostao je jos prvi problem (upozorenje pre brisanja tabela), koji jos nisam resio...

---