Evo malo sam porazgovarao sa sekretaricom, pa da prenesem korake nekog dokumenta:
-ULAZNI
1. Zaprimanje pošte/dostave
2. Ovisno o vrsti, sortira se: Dopisi/akti/tužbe/žalbe etc, se uvode u urudžbeni zapisnik, dok se ulazni računi zavode u posebnu "knjigu računa".
Dokumenti se obilježavaju prijemnim pečatom, na kojem je rubrika datum i broj. Broj je u obliku npr. 8/1000, gdje je broj 8 oznaka za vrstu pošte (dokument ili račun) te 1000 je oznaka za redni broj određenog dokumenta.
3. Nakon uvođenja dokument se šalje do šefa pojedinog odjela, skupa sa internom knjigom dokumenata u koju šef pored broja dokumenta stavlja svoj potpis da je odgovoran za određeni račun, tj. da je određenu robu naručio. Ista procedura je i za određeni akt/dopis, npr. ako je tužba, da je obrađen u pravnoj službi.
4. Nakon potpisa u internoj knjizi šefa službe, interna knjiga se šalje u skladište (ukoliko je riječ o ulaznom računu), te skladištar stavlja na stanje robu sa računa, i potpisiva u toj knjizi da je obradio dokment.
5. Knjiga i račun sa potpisom šefa skladišta, skladištara se vraća kod direktora koji potpisuje račun i nakon toga tajnica ovjerava zadnju rubriku u internoj knjizi da je dokment vraćen sa obrade.
Nakon toga se račun se šalje u financijsku službu koja dokument knjiži.
Organizirano arhiviranje nemamo, te se arhiviranje svodi na to da se dokumenti nakon određenog perioda (čitaj dok se popune police) jednostavno prenesu u arhivu na prvo slobodno mjesto.
-IZLAZNI
1. Ovisno o službi koja pravi račun, u financijsku službu se šalje interni dokument ili otpremnica, na osnovi kojeg se pravi faktura i fiskalni račun i takav se uz otpremnicu ili interni dokumet dostavlja tajnici.
2. Izlazni dokument se upisuje u knjigu izlazne pošte, dodjeljuje mu se broj u gore navedenom obliku sa nastavkom za godinu, npr. 8/1000/12, te dostavlja do kupca.
Pošto je ovo specifična branša (građevinarstvo) nemamo puno izlaznih računa, cca 20 mjesečno, jer mi u biti fakturiramo najviše građevinske situacije, ali zato imamo i mi razne dokumente koje šaljemo: prijave za tendere, predračune, tužbe, žalbe, etc...
Druga specifičnost je ta, da je skladište fizički odvojeno od uprave (na drugoj lokaciji), te je internu knjigu potrebno odnijeti i vratiti.
Za sada toliko, pa možemo skupa malo proanalizirati.
I da, unaprijed hvala na pomoći, savjetima i sugestijama